Der Vorgang fällt hinten runter
Eine Schadensmeldung, eine Handwerkerfreigabe, eine Eigentümerfrage. Sie rutscht durch, und du erfährst davon erst durch die zweite, deutlich unfreundlichere Mail.
Für Hausverwaltungen
600 ungelesene Mails.Morgen wieder 600.
Du arbeitest fünfzig ab, am nächsten Tag stehen wieder sechshundert da. Das System zieht die Vorgänge heraus, die wirklich eine Antwort brauchen, und lässt keinen liegen.
- Mai 2026
- seitdem live in Produktion
- 1.300+
- Mails beim ersten Kunden verarbeitet
- 30+
- Automatisierungen in meinem Betrieb
Das Problem
Der Verwalter ist das Nadelöhr.Und das Postfach ist der Stau.
Nicht die Menge ist das Schlimme. Es ist, dass zwischen den 300 Mails die drei liegen, deren Frist heute läuft.
Drei Systeme, ein Vorgang
Eines für Vorgänge, eines für Mieterkommunikation, eines für Dokumente. Den Zusammenhang hältst du im Kopf, und der Kopf ist am Freitagnachmittag voll.
Die Stammdaten altern still
Unter Last wird die Pflege als Erstes liegengelassen. Ein halbes Jahr später vergiftet das jede Suche und jeden Serienbrief.
800
Einheiten bei einem Verwalter, angemessen wären 400 gewesen
Ein Verwalter beschrieb mir seinen Alltag im Gespräch: dauerhaft 500 bis 600 ungelesene Mails, in Spitzenwochen 80 bis 100 Anrufe und 300 bis 400 Mails. Ursache der Verdopplung war der Fachkräftemangel, nicht neues Wachstum.
So arbeitet das System
Eine Mail rutscht durch.Das System holt sie zurück.
Deine Werkzeuge warten darauf, dass jemand sie fragt. Das System wartet nicht.
- 01
Es erkennt
Der Vorgang wird aus Newslettern, CC-Mails und Rechnungen herausgezogen, bevor du den Posteingang öffnest.
- 02
Es formuliert
Aus der Mail wird ein ToDo mit dem nächsten Schritt, in deiner Sprache, mit der offenen Rückfrage darin.
- 03
Es bleibt dran
Das ToDo liegt morgen wieder da, und übermorgen, bis es erledigt ist. Nichts verschwindet still.
Deine Werkzeuge bleiben, wo sie sind. Das System hält sie zusammen.
- Outlook
- Gmail
- Kalender
- Slack
- Notion
- dein CRM
Ein Tag im Betrieb
Es arbeitet,während du arbeitest.
- 07:40
Bevor du das Büro aufschließt
Die Nacht-Mails sind sortiert. Drei Anliegen mit Frist liegen oben, der Rest wartet.
- 10:15
Die Schadensmeldung kommt rein
Sie wird als Vorgang erkannt, nicht als Newsletter. Daraus wird ein ToDo mit dem nächsten Schritt.
- 15:30
Die Eigentümerfrage von Dienstag
Sie liegt wieder da, solange sie offen ist. Erinnern musst du dich nicht.
- 17:50
Feierabend
Was heute nicht fertig wurde, steht morgen früh wieder oben. Nichts verschwindet still.
Läuft in Produktion
Bei einem Kunden.Und bei mir selbst, jeden Tag.
Eine Web-Agentur in Berlin
1.300+
Mails verarbeitet, seit Mai 2026
- Ausgangslage
- Eine Angebotsanfrage lag eine Woche ungesehen in der Inbox.
- Was läuft
- Das System zieht solche Anfragen raus und macht ein ToDo daraus.
- Heute
- Es legt sie täglich vor, bis sie erledigt ist.
Mein eigenes Unternehmen
30+
Automatisierungen, rund um die Uhr
- Ausgangslage
- Die ersten Bausteine entstanden im Eventbetrieb von DXB LIVE in Dubai.
- Was läuft
- Briefings, Follow-ups und Buchhaltung laufen über Lucid OS.
- Heute
- Du bekommst das System, mit dem ich selbst arbeite.
Der Weg
Drei Schritte,jeder mit Netz.
Erstgespräch
15 Minuten. Wir schauen auf einen echten Ablauf bei dir, nicht auf eine Präsentation. Kostenlos.
Audit
500 einmalig. Am Ende hast du eine Analyse und einen produktiv laufenden Ablauf, dazu die Einweisung.
Setup und Betrieb
750 im Monat. Gebaut in 30 Tagen, sonst kommt die Setup-Gebühr zurück. Der laufende Betrieb ist das Produkt.
Häufige Fragen, Hausverwaltung
Das wirst du dichvermutlich fragen.
Muss ich meine Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Das System hängt sich an dein Postfach und deine bestehenden Werkzeuge. Was du heute nutzt, nutzt du weiter.
Antwortet das System selbst an Mieter?
Nur wenn du das willst. Standard ist: es formuliert den Entwurf, du liest ihn und klickst Senden. Die Entscheidung bleibt bei dir.
Wie ist das mit dem Datenschutz?
Ich baue auf deinem Konto und deinen Zugängen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Es wandert nichts in fremde Systeme, für die du nicht unterschrieben hast.
Wir sind zu dritt. Lohnt sich das?
Gerade dann. Bei zwei bis fünfzehn Mitarbeitern gibt es keine Stelle, die nur nachhält. Genau die baue ich.
Was, wenn es nach dem Setup nicht läuft?
Dann bekommst du die Setup-Gebühr zurück. Gebaut wird in 30 Tagen, sonst gilt die Zusage.
Der nächste Schritt
15 Minuten. Danach weißt du,wie das in deiner Verwaltung aussieht.
Ein System, das deine Inbox sortiert, ToDos nachhält und in deinen Werkzeugen läuft. Gebaut in 30 Tagen, sonst kommt die Setup-Gebühr zurück.